Tender description

Es handelt sich um qualifizierte Projektkoordinierungsdienstleistungen für die Projektleitungen der BGW selbst und der Verwaltungsberufsgenossenschaft (VBG) zur Einführung eines neuen Formularmanagementsystems. Weitere Berufsgenossenschaften und die BG Phoenics GmbH sind abrufberechtigt. Die Auftragnehmerin/Der Auftragnehmer berät und begleitet die Projektleitungen der BGW und VBG im Rahmen der bereits laufenden Projekteinführung des neuen Formularmanagement- und Output-Systems Inspire der Firma quadient Germany GmbH. Das Vorgehen ist jeweils fachbereichsbezogen, d. h. einzelne Fachbereiche werden nacheinander auf das neue Formularmanagementsystem (FMS) umgestellt. Dabei verstehen wir unter einem FMS sowohl das Output-Management als auch die prozessgesteuerte Erstellung der unterschiedlichen Dokumente.



Verfahren

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen
ja
Verfahrensart
ja
The procurement involves the establishment of a framework agreement
ja

Weitere Angaben

Precise information on deadline(s) for review procedures

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen besteht eine Antragsfrist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Nichtabhilfemitteilung (siehe § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Es gelten u. a. die folgenden Regelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):

§ 134 Informations- und Wartepflicht:

(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist;

(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an;

(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Im Fall verteidigungs- oder sicherheitsspezifischer Aufträge können öffentliche Auftraggeber beschließen, bestimmte Informationen über die Zuschlagserteilung oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung nicht mitzuteilen, soweit die Offenlegung den Gesetzesvollzug behindert,dem öffentlichen Interesse, insbesondere Verteidigungs- oder Sicherheitsinteressen, zuwiderläuft,berechtigte geschäftliche Interessen von Unternehmen schädigt oder den lauteren Wettbewerb zwischen ihnen beeinträchtigen könnte.

§ 135 Unwirksamkeit:

(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber

1) gegen § 134 verstoßen hat oder

2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.

(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

§ 160 Einleitung, Antrag:

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß ,gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt

Bonn

Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
2018-10-02
Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt

Villemombler Straße 76

Bonn

53123

Main CPV code 72224000

Award details

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Subscription plans

Bidding deadline

4 Oct 2018

0 days remaining

Total estimated value

EUR 784,000

Locations

Deutschland, Hamburg

LOTS ASSOCIATED WITH THIS TENDER

Value

EUR 784,000

Die gemeinsame Projektkoordination soll durch 2 qualifizierte Personen eines Beratungsunternehmens erfolgen. Eine vollumfängliche gegenseitige Vertretung in beiden Häusern wird durch diese Personen gewährleistet. Über die gesamte Vertragslaufzeit stehen die Personen als Projektkoordinatoren zeitlich und örtlich flexibel zur Verfügung. Ggf. kann weiteres Personal zur Unterstützung der Projektkoordination, z. B. der Vor- und Nachbereitung von Workshops oder Protokollarbeiten, eingesetzt werden.

Die/Der Auftragnehmende erbringt ganzheitliche Fachberatungsleistungen zu Themen der Projektumsetzung, des Projektvorgehens und der Einbindung der Fachbereiche. Die Projektkoordination muss in der Lage sein, die Ergebnisse der verschiedenen Projekte zu verbinden.

Die/Der Auftragnehmende unterstützt die Projektleitungen in der Durchführung von Projektplanungen, Fortführung und Aufbereitung des Projekt-Controllings sowie durch die Vorbereitung, Moderation und transparente Dokumentation von Workshops.

Die umzusetzenden Prozesse und Formulare müssen durch die Projektkoordination auf ihre Qualität bezüglich der Umsetzungsmöglichkeiten des Produktes Inspire überprüft werden und ggf. Optimierungsvorschläge erarbeitet werden.

Projektergebnisse sind in Form von Präsentationen und Ergebnisdokumenten für Entscheidungsgremien vorzubereiten. Der Einsatz von zielgruppenspezifischen Präsentationstechniken wird erwünscht.

Die/Der Auftragnehmende muss die Einheitlichkeit der Systeme stets zum Ziel haben und entsprechende Empfehlungen in den beiden Häusern geben und bildet daher die Klammer beider Teilprojekte. Daher ist eine durchgängige Projektkoordination in beiden Häusern unabdingbar.

Die folgenden Aufgaben beschreiben im Kern den Leistungsgegenstand:

1) Projektkoordination mit

a) regelmäßiger Abstimmung mit den hauseigenen Projektleitungen;

b) Terminabstimmung und Kommunikation mit den verschiedenen Projekt- und Fachbereichsbeteiligten;

c) Bericht in die verschiedenen Gremien der Häuser;

d) Projekt-Controlling inkl. Rechnungsprüfung;

e) Einhaltung der geschlossenen Verträge überprüfen und sicherstellen;

f) Ressourcenplanung (intern und extern);

g) Priorisierung der einzelnen Arbeitspakete und Aufgaben in Abstimmung mit der hauseigenen Projektleitung;

i) Koordination der Migration;

j) Entwicklung sowie Erstellung von Präsentationsunterlagen und Dokumentationen;

k) Übergabe in die Produktion;

2) Projektkoordinierung durch

a) Erarbeitung von Lösungsvarianten;

b) Überprüfung der Lösungsvarianten auf Machbarkeit und Kostenbetrachtung;

c) Optimierungsmöglichkeiten durch das Formularmanagement- und Output-System Inspire der Firma quadientGermany GmbH aufzeigen, Empfehlungen aussprechen und diskutieren;

d) Priorisierung, der Vorlagen für die Umsetzung ;

e) Entwicklung, Planung, Koordination und Organisation von Schulungen;

f) Vorbereitung des Betriebs in der Linie.

3) Assistenztätigkeiten sind

a) Unterstützung bei der Planung, Koordination und Organisation von Terminen und

b) Unterstützung bei der Anfertigung von Protokollen und Präsentationen.

Main site or place of performance

Bundesweit: Überwiegend im Hause der BGW

Pappelallee 33/35/37

22089 Hamburg und der VBG

Massaquoipassage 1

22305 Hamburg

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