This tender in no longer available.

Tender description

Ordregiver ønsker at indgå kontrakt på køb af en It-løsning til Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering (ESDH) med tilknyttede ydelser.

Der ønskes et nyt ESDH-system (Elektronisk Sags- og dokumenthåndtering) til brug for den administrative sagsbehandling i hele kommunen.

I dag har ordregiver 2 generelle ESDH-løsninger, som skal erstattes af én ny ESDH-løsning.

Tilbuddet skal således indeholde den samlede portefølje af opgaver/aktiviteter i forbindelse med overgang fra ordregivers eksisterende 2 løsninger til den nye løsning, og skal derfor omfatte: installation, implementering, konfiguration, uddannelse, konvertering fra nuværende løsninger samt service, support og vedligeholdelse.

Ordregiver har ikke på forhånd lagt sig fast på driftsform, men såfremt den tilbudte løsning er baseret på drift i ordregivers eget it-center, skal tilbuddet også omfatte option på drift af løsningen.

Tryk her https://permalink.mercell.com/134030132.aspx

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger

Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier
Referencer for tilsvarende leverancer inden for levering af ESDH.
Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves

- Tilbudsgivers samlede årsomsætning skal som minimum være 5 mio. DKK inden for kontraktens genstand.

- Tilbudsgivers soliditetsgrad skal som minimum være 5.

- Tilbudsgiver og eventuelle underleverandører skal have sædvanlig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på 10 mio.

Det seneste års aflagte årsregnskab må ikke indeholde en revisionspåtegning, der tager forbehold for virksomhedens fortsatte drift.

Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier

- Tilbudsgivers samlede årsomsætning for de seneste 3 afsluttede regnskabsår inden for kontraktens genstand

- Tilbudsgivers soliditetsgrad for de seneste 3 afsluttede regnskabsår - Soliditetsgraden beregnes efter følgende formel: Egenkapital × 100 / aktiver.

- Tilbudsgivers dækningssum for sin erhvervs- og produktansvarsforsikring.

Under "øvrige økonomiske og finansielle krav" skal tilbudsgiver oplyse, hvis der i det seneste års aflagte årsregnskab har været revisorpåtegning, der tager forbehold for virksomhedens fortsatte drift.

The contract is reserved to sheltered workshops and economic operators aiming at the social and professional integration of disabled or disadvantaged persons
ja
Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves

Ansøger skal have minimum 3 referencer til danske offentlige institutioner på tilsvarende ESDH-leverancer af konfigurerbare standard/rammesystemer, der aktuelt er i drift.

Ansøger skal endvidere have minimum 1 reference på levering af en tilsvarende ESDH-leverance til procesunderstøttelse.

Derudover skal ansøger have minimum 1 reference på levering af agil/iterativ implementering i forbindelse med et konfigurerbart standard/rammesystem

En og samme reference må gerne dække over flere af ovenstående minimumskrav til referencerne. Hertil benyttes bilag 17 - skabelon til afgivelse af oplysninger om referencer ved prækvalifikation.

Liste over og kort beskrivelse af betingelser
Ansøger skal være registeret hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen eller have tilsvarende autorisation eller medlemskab i det land, hvor ansøgers virksomhed er etableret.

Procedure

The contracting authority reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without conducting negotiations
ja
Dato
2020-08-21
Proceduretype
ja
Date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates
2020-08-31
Dette udbud er omfattet af GPA-aftalen
ja
Languages in which projects or requests to participate may be drawn up
DA
Tidspunkt
12:00

Supplerende oplysninger

Organ med ansvar for klageprocedurerne

Nævnenes Hus

Toldboden 2

Viborg

8800

+45 72405600

klfu@naevneneshus.dk

+45 33307799

http://www.naevneneshus.dk

Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse
2020-07-10
Dette er et tilbagevendende offentligt indkøb
nej
Yderligere oplysninger

Specifikationer om købet.

Køb af ESDH-løsning i 6 år med forlængelsesoptioner på 2 gange 2 år.

Løsningen skal være i drift november 2021.

Antal medarbejdere ca. 3 500

Forventet antal brugere 1 500 til 2 000

Følgende ydelser er omfattet af udbuddet.

Anskaffelse af standard ESDH-løsning til det offentlige kommunale marked

Relevante licenser/brugsret til brug af ESDH-løsningen og dens funktionalitet

Konsulentydelser knyttet til implementering af løsningen

Uddannelse i ESDH-løsningen

Dokumentation

Tilhørende integrationer

Analyse og gennemførsel af konverteringer

Service, support og vedligeholdelse

Option på drift af ESDH-løsningen.

Precise information on deadline(s) for review procedures

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 2. juni 2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

1) Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

2) Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at

ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har

indgået en kontrakt.

3) Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette

ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på 20 000 DKK til Klagenævnet for Udbud.

Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om klageproceduren

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Carl Jacobsens Vej 35

Valby

2500

+45 41715000

kfst@kfst.dk

+45 41715100

http://www.kfst.dk

Main CPV code 72000000

Bidding information

Bidding deadline

21 Aug 2020

0 days remaining

Total estimated value

DKK 15.0 million

Locations

Danmark, Rønne

LOTS ASSOCIATED WITH THIS TENDER

Value

DKK 15.0 million

Ordregiver ønsker at indgå en aftale om et konfigurerbart standard-/rammesystem, der kan anvendes i kommunens digitale sagsgange, uanset hvor brugeren er fysisk eller organisatorisk placeret i kommunen. Løsningen skal således have en fleksibel tilgang, så den til en hvis grad kan tilegnes Bornholms Regionskommunes behov og processer.

ESDH-løsningen skal være rettet mod det kommunale marked.

ESDH-løsningen skal rumme opgaver som: generelle journaliseringsopgaver i en kommune, understøtte generel sagsbehandling og den politiske betjening, journalisering på sager (enkeltsager), kategorisering iht. KL's emnesystematik (KL-E), notatfunktion, aktindsigt, høring, aflevering til arkiv og møde/dagsorden. Desuden skal ESDH-løsningen bidrage til at forbedre arbejdsgangene hos ordregiver - herunder understøtte mobiliteten hos ledere og medarbejdere med adgang til hele eller dele af ESDH-løsningen fra mobile enheder.

Ordregiver forventer, at den nye løsning bruger og forbereder sig på de krav og snitflader, der udspringer af det fælles offentlige arbejde, så den har en arkitektur, hvor principperne for arkitektur og integration efterlever den fælles kommunale digitaliseringsstrategi og derfor også implementeringen af den fælles kommunale rammearkitektur, samt borgerens adgang til egne data.

Ordregivers ESDH-strategi indebærer, at vi både har en ESDH-løsning og fagsystemer til håndtering af dokumenter og sagsprocesser. Den nye ESDH-løsning skal som udgangspunkt ikke erstatte de eksisterende fagsystemer, men bør i relevante tilfælde kunne konfigureres til at understøtte fagprocesser. ESDH-løsningen skal således både kunne rumme generelle og almene ESDH-behov samt være fagløsning, såfremt det kan håndteres inden for standardløsningens rammer. Ved fremtidige køb af nye fagsystemer vil regionskommunen vurdere, om ESDH-løsningen er egnet hertil, før der indkøbes en ny fagløsning.

ESDH-løsningen skal have en integrationssnitflade med et standard API og fra start have en del integrationer til brug for hentning og aflevering af relevante data - fx i samspil med fagsystemer. Ordregiver efterspørger integrationer til:

— Generelle værktøjer

— Grunddatakilder via fællesoffentlige data-brokere

— KOMBITs støttesystemer

— Løsninger rettet mod borgere, virksomheder og politikere

— Fælles fagsystemer i Bornholms Regionskommune

— Forvaltnings fagsystemer.

Ordregiver forventer, at tilbudsgiver forpligter sig og er involverende under leverancen og i hele kontraktperioden. Tilbudsgiver skal derfor indgå i et samarbejde med ordregiver om bedst mulig udnyttelse af løsningen.

Ordregiver baserer implementeringsforløbet på en basisinstallation af standard ESDH-løsningen, hvortil der skal gennemføres et agilt/iterativt implementeringsforløb, hvor systemet konfigureres i samspil mellem ordregivers brugere og tilbudsgiver med de nødvendige tilpasninger af sagsprocesserne, alt på basis af ordregivers behov og krav. Der skal efterfølgende ske en konvertering fra de nuværende ESDH-løsninger inden idriftsættelse.

Under installations- og implementeringsforløbet skal der løbende foretages relevant afprøvning.

Efter implementering og godkendelse i.h.t. ordregivers krav overgår løsningen til drift og den med tilbudsgivers indgåede service- og vedligeholdelsesaftale fortsætter i kontraktens levetid.

Aftalen indeholder desuden en mulighed for ordregiver til at tilkøbe en aftale fra tilbudsgiver om ekstern drift i det omfang, at ESDH-løsningen ikke i forvejen er driftet eksternt.

Description of options

Optionsforlængelse 2 X 2 år.

Objective criteria for choosing the limited number of candidates

Er der flere end fire (4) ansøgere, som ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene og som opfylder minimumskravene til egnethed, vil ordregiver ved udvælgelsen af ansøgere, som vil blive opfordret til at afgive forhandlingstilbud, udvælge på baggrund af oplysningerne om ansøgers tekniske og faglige formåen.

Ansøger må vedlægge op til fem (5) referencer (kundecases), og i beskrivelsen af referencerne skal ansøger beskrive i hvor høj grad, der er tale om:

- Levering af konfigurerbare standard/ramme ESDH-systemer til små og mellemstore danske kommuner, herunder oplysning om antal brugere og udbredelse i forvaltningsområder.

- Levering af standard/ramme ESDH-leverancer til procesunderstøttelse.

- Levering af konfigurerbare standard/rammesystemer, hvor der var tale om agil/iterativ implementering, og hvor kunden har været tæt involveret i de løbende afklaringer.

Ansøger skal endvidere i sin beskrivelse af referencerne beskrive:

- Om ansøger var hoved- eller underleverandør, og hvilke leverancer ansøger var ansvarlig for.

Omfanget af kontrakten i danske DKK, såfremt ansøger må/vil oplyse dette.

Ved vurderingen af, hvor relevante ansøgerens referencer er i forhold til den pågældende ydelse, vurderes referencer med ovenstående elementer som særligt velegnede.

En reference, der dækker mere end 1 af de 3 kategorier af referencer vurderes som værende mere velegnet, end en reference der kun dækker én af kategorierne.

Vedlægger Ansøger mere end fem (5) referencer, vil ordregiver udvælge dem, der anses som mest velegnede på baggrund af ovenstående kriterier.

Envisaged number of candidates

4

Main site or place of performance

Bornholms Regionskommune

Award criteria

Løsningens understøttelse af sagsprocesser

35

Pris

25

Iterativ konfigurering og implementering

20

Standardsystem & arkitektur

20

Description of renewals

Optionsforlængelse 2 X 2 år.

SIMILAR TENDERS

Ireland : Dublin - Time accounting or human resources software package

Ireland

Value: 250,000 Euro

Norway : Bergen - Unmanned underwater vehicles

Norway

Value: Not specified

Sweden : Stockholm - Document management services

Sweden

Value: 6.0 million Swedish Krona

Norway : Skien - Systems and technical consultancy services

Norway

Value: Not specified

Norway : Oslo - Systems and technical consultancy services

Norway

Value: 10.0 million Norwegian Krone

United Kingdom : Dundee - Information technology services

United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland

Value: Not specified

United Kingdom : London - IT services: consulting, software development, Internet and support

United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland

Value: 6.0 million Pound Sterling