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Tender description

Dokumentenmanagement (DMS) Standardsoftware mit folgenden Funktionen:

— Erfassung elektronischer Dokumente durch automatische oder manuelle Übergabe aus Fach- und Vorverfahren oder IT-Basisanwendungen,

— Erfassung von Dokumenten durch manuellen Scan oder Stapelscan mit OCR-Texterkennung,

— Revisionssichere Dokumentenablage und Langzeitarchivierung,

— Dokumenten-Verschlagwortung und Dokumentenversionierung,

— Abbildung elektronischer Akten und Aktenpläne,

— Vorgangsbearbeitung im Sinne einer flexiblen Workflowsteuerung mit Freigabe- und Genehmigungsschritten,

— Anbindung diverser Fach- und Vorverfahren über generische Schnittstellen.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

Möglicherweise geforderte Mindeststandards
Nicht berücksichtigt werden Teilnahmeanträge von Bewerbern, die weniger als 3 Referenzen bezogen auf den inhaltlichen Ausschreibungsgegenstand vorlegen.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards
Nicht berücksichtigt werden Teilnahmeanträge von Bewerbern, die in keinem Geschäftsjahr den Gesamtumsatz >= 10 Mio. EUR und der Umsatz bezgl. des Leistungsgegenstandes >= 2 Mio. EUR nachweisen und die Anzahl der Mitarbeiter >= 150 ist.
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien

— mind. 3 Referenzen, die im Zeitpunkt der Veröffentlichung der Ausschreibung nicht älter als 3 Jahre sein dürfen und inhaltlich nach folgenden Schwerpunkten bewertet werden:

A) Umsetzung der fachlichen Vorgaben zum DMS im Rahmen der technischen Feinkonzeption in den Bereichen:

— Erfassung elektronischer Dokumente durch automatische oder manuelle Übergabe aus Fach- und Vorverfahren oder IT-Basisanwendungen,

— Erfassung von Dokumenten durch manuellen Scan oder Stapelscan mit OCR-Texterkennung,

— Revisionssichere Dokumentenablage und Langzeitarchivierung,

— Dokumenten-Verschlagwortung und Dokumenten-Versionierung,

— Abbildung elektronischer Akten und Aktenpläne,

— Vorgangsbearbeitung im Sinne einer flexiblen Workflowsteuerung mit Freigabe- und Genehmigungsschritten.

B) Durchführung der technischen Implementierung eines DMS inklusive Integration in Drittanwendungen unter anderem in den Themengebieten:

— Finanzen: Anbindung von MACH oder SAP im Rahmen der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung,

— Einkauf: Anbindung kataloggestützter Beschaffungssysteme respektive Managementsysteme zur Vergabe,

— Personal: Darstellung von Workflows der Personalverwaltung, z. B. Erstellung und Genehmigung von Urlaubsanträgen.

C) Sicherstellung der Systemintegration des DMS in die bestehende IT-Landschaft;

D) Konzeption und Durchführung von Tests;

E) Konzeption und Durchführung von Schulungen;

F) Konzeption und Umsetzung der Themen zur IT-Sicherheit und des Datenschutzes;

G) Erstellung der Systemdokumentation.

Vgl. Anlage P601_A_05_Referenzen

— Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit kann auch durch in Anspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen erfolgen (sog. Eignungsleihe)

Vgl. Anlagen P601_A_03_Verpflichtunsgserklärung und P601_A_09_Erklärung Unteraufträge_Eignungsleihe,

— die Darstellung der Mitarbeiter für den Projektleiter und den führenden fachlichen Berater. Die Bewertung wird wie folgt vorgenommen:

— A) Darstellung der Qualifikation und fachbezogenen Erfahrungen des vorgesehenen Projektleiters,

— Darstellung der Qualifikation und fachbezogenen Erfahrungen des für den Auftrag maßgeblich tätiger Berater.

Vgl. Anlagen P601_A_06_Projektleiter und P601_A_07_fachlicher Berater

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eigenerklärung über

— Eintragung in Berufsregister / Handelsregister,

— Eröffnung eines Insolvenzverfahrens oder vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahrens, Beantragung der Eröffnung oder ob Beantragung mangels Masse abgelehnt wurde oder Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde,

— Liquidation des Unternehmens,

— Nichtvorlage schwerer Verfehlungen die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Fragestellen,

— Zahlung von Steuern und Abgaben,

— Zugehörigkeit zu einer Berufsgenossenschaft.

(vgl. Anlage P601_A_01_Eigenerklärung)

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien

— Erklärung über den Gesamtumsatz von mindestens 10 Mio. EUR p. a., jeweils bezogen auf die 3 letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre (sofern das Unternehmen noch nicht 3 Jahre besteht: Bilanz /Gewinn- und Verlustrechnungen seit Gründung),

— Erklärung über die Mitarbeiteranzahl von mindestens 150 Personen, jeweils bezogen auf die 3 letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre (sofern das Unternehmen noch nicht 3 Jahre besteht: Mitarbeiteranzahl seit Gründung),

— Erklärung über den Umsatz von mindestens 2 Mio. EUR p. a., jeweils bezogen auf die 3 letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre (sofern das Unternehmen noch nicht 3 Jahre besteht: Umsatz seit Gründung), soweit dieser Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Die Vergleichbarkeit bezieht sich auf die Art der Leistung.

Vgl. Anlage P601_A_04_wirt.Leistungsfähigkeit

— Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit kann auch durch in Anspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen erfolgen (sog. Eignungsleihe)

Vgl. Anlagen P601_A_03_Verpflichtunsgserklärung und P601_A_09_Erklärung Unteraufträge_Eignungsleihe.



Verfahren

Date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates
2018-10-22
Recourse to staged procedure to gradually reduce the number of solutions to be discussed or tenders to be negotiated
ja
Tag
2018-10-02
Notice number in the OJ S
2015/S 114-206868
Verfahrensart
ja
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen
nein
Ortszeit
00:00
Languages in which projects or requests to participate may be drawn up
DE

Weitere Angaben

Precise information on deadline(s) for review procedures

§ 160 Abs. 3 GWB

1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten First zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
2018-08-31
Electonic ordering will be used
ja
Electronic payment will be used
ja
Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau

Stiftsstraße 9

Mainz

55116

+49 6131162234

[email protected]

+49 6131162113

www.mwvlw.rlp.de

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau

Stiftsstraße 9

Mainz

55116

+49 6131162234

[email protected]

+49 6131162113

www.mwvlw.rlp.de

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag
nein
Zusätzliche Angaben

1) Die Frist für die Einreichung von Fragen im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs endet am 20.9.2018. Nach diesem Zeitpunkt werden grundsätzlich keine Bieterfragen mehr beantwortet;

2) Zusammen mit den verbindlichen Angeboten wird eine wertende Teststellung von den Bietern verlangt.

Bekanntmachungs-ID: CXTGYYDYY44

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau

Stiftsstraße 9

Mainz

55116

+49 6131162234

[email protected]

+49 6131162113

www.mwvlw.rlp.de

Main CPV code 72512000

Bidding information

Bidding deadline

2 Oct 2018

0 days remaining

Total estimated value

EUR 500,000

Locations

Deutschland, Kaiserslautern

LOTS ASSOCIATED WITH THIS TENDER

Value

EUR 500,000

Folgende Leistungen sind Gegenstand des Vergabeverfahrens:

— Lieferungen von Hardware zum Betrieb des DMS-Systems,

— Erstellung des Betriebskonzeptes für das DMS in der IT-Systemlandschaft der TU Kaiserslautern,

— Installation der gelieferten Hard- und Software,

— Einrichtung einer Systemlandschaft für die Projekt- und Produktivphase,

— Erstellung von technischen Konzepten auf Grundlage vom Auftraggeber bereitgestellter fachlicher Grobkonzepte,

— Einrichtung und Anpassung des DMS-Systems (Customizing) sowie Durchführung ggf. erforderlicher Zusatzprogrammierungen,

— Konzeption und Umsetzung der Anbindung von vor- und nachgelagerten Fachverfahren durch Schnittstellen,

— Konzeption und Umsetzung der Altdatenübernahme,

— Konzeption und Durchführung von Schulungen,

— Fachliche Unterstützung im Nachgang der Produktivsetzungsphase,

— Laufender Support und Pflege des Anwendungssystems,

— Wartung der Hardware über mehrere Jahre nach Abnahme,

— Planung des weiteren Roll Outs.

Eine ausreichende Anzahl von Lizenzen für die Nutzung der DMS Software wird benötigt.

Um die Komplexität der Einführung zu reduzieren und erste Erfahrungen mit dem einzuführenden DMS zu sammeln, soll die Einführung über eine Pilotierung und einen sich anschließenden Roll-Out stattfinden.

Envisaged number of candidates

6

End

2022-06-30

Objective criteria for choosing the limited number of candidates

a) Nachweise der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit mit Bezug zur Gesamtbewertung;

b) Referenzen mit Bezug zur Gesamtbewertung;

c) Nachweise zu den Mitarbeitern mit Bezug zur Gesamtbewertung.

Description of options

Die TU Kaiserslautern ist berechtigt, von dem Auftragnehmer nach Zuschlag zu verlangen, das von der TU Kaiserslautern abgenommene Roll-Out Konzept, das der Auftragnehmer auf Grundlage des gegenständlichen Auftrags erstellt hat, vollumfänglich oder teilweise umzusetzen. Sollte die TU Kaiserslautern lediglich eine teilweise Umsetzung des Roll-Out Konzepts verlangen, ist sie zugleich berechtigt, diejenigen Teile des Roll-Out Konzepts festzulegen, die der Auftragnehmer umzusetzen hat.

Entscheidet sich die TU Kaiserslautern dafür, diese Option in Anspruch zu nehmen, wird sie die Option bis zum Ablauf von 3 Monaten gerechnet ab dem Tag, der auf die Abnahme des Roll-Out Konzepts folgt, durch Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer in Textform ausüben. Sollte sich die TU Kaiserslautern entscheiden, im Rahmen der Ausübung dieser Option von dem Auftragnehmer lediglich die teilweise Umsetzung des Roll-Out Konzepts zu verlangen, wird Sie in der Erklärung zugleich angeben, welche spezifischen Teile des Roll-Out Konzepts der Auftragnehmer umzusetzen hat.

Mit Ausübung dieser Option wird die Umsetzung des Roll-Out Konzepts Teil der Leistungen, die der Auftragnehmer auf Grundlage des im Rahmen des gegenständlichen Vergabeverfahrens abzuschließenden Vertrags zu erbringen hat. Der Auftragnehmer hat dann nach Maßgabe der in dem abzuschließenden Vertrag festgelegten Bedingungen alle für die vollumfängliche oder – so die TU Kaiserslautern lediglich die teilweise Umsetzung des Roll-Out Konzepts verlangt – teilweise Umsetzung des Roll-Out Konzepts erforderlichen Leistungen im Einklang mit den in den sich aus dem abzuschließenden Vertrag ergebenden Anforderungen zu erbringen.

Start

2019-04-01

Main site or place of performance

TU Kaiserslautern, Regionales Hochschulrechenzentrum Paul-Ehrlich-Straße, Geb. 32 67663 Kaiserslautern

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